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Pflichtenhefte brauchen Klartext
Geschrieben am Donnerstag, 24. April 2008 von firmenpresse
Unternehmen im Maschinenbau profitieren bei der erstellung von Pflichtenheften vom Know-how der doctima GmbH
Im Maschinen- und Anlagenbau gehört das Pflichtenheft zu nahezu jedem größeren Auftrag. Trotzdem: Häufig sind die Pflichtenhefte von Maschinenbauunternehmen nicht klar strukturiert und nicht eindeutig formuliert. Zu dieser Erkenntnis kommt die doctima GmbH, ein auf technische Dokumentation und redaktionelle Prozesse spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen aus Erlangen. „Wir bemerken bei unseren Analysen einen deutlichen Bruch zwischen Theorie und Praxis“, sagt Johannes Dreikorn, Leiter des Bereichs Technische Kommunikation der doctima GmbH. In der Theorie spielt das Pflichtenheft als rechtlich verbindliches Dokument eine entscheidende Rolle zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. In der Praxis beruhen aber viele Definitionen des Leistungsumfangs aus informellen Absprachen. „Missverständnisse sind damit vorprogrammiert“, berichtet Dreikorn aus seiner Erfahrung.
Klare Worte für gute Zusammenarbeit
In einem Markt mit hochkomplexen Strukturen, in dem nicht sofort ersichtlich ist, welchen Ansprüchen ein Produkt genügen muss, ist ein eindeutiges und verständliches Pflichtenheft unerlässlich. Es sorgt dafür, dass Auftraggeber und Auftragnehmer den gleichen Informationsstand haben und jeder nachvollziehen kann, was besprochen wurde. „Schon in der sensiblen Akquisephase ist ein Pflichtenheft ein hervorragendes Instrument, mit dem der Anbieter seinem Kunden zeigen kann, wie er vorgeht: planvoll, strukturiert und verbindlich“, meint Dreikorn.
Gerade bei Unternehmen im Maschinenbau kommen jedoch oft Absprachen ohne schriftliche Fixierung vor. Nicht explizit formulierte Informationen werden dann schnell als selbstverständlich vorausgesetzt. Was der Auftragnehmer nicht versteht oder missversteht, kann in der späteren Zusammenarbeit also zu ernsthaften Problemen führen. Dreikorn: „Kommt es zum Streit, zählt nur der Inhalt des Pflichtenhefts. Aber nicht nur im Streitfall ist ein gutes Pflichtenheft Gold wert: Der gesamte Entwicklungsprozess wird effizienter, wenn Mehrfach- oder Fehlentwicklungen ausgeschlossen werden.“
Der Ton macht die Musik – auch im Pflichtenheft
Pflichtenhefte behandeln eine technische, oft als trocken empfundene Materie. Da können auch der Tonfall und eine freundliche und motivierende Leseransprache ein Entscheidungskriterium für einen Auftraggeber sein, an wen er einen Auftrag vergibt. Schließlich möchte er nicht gleich auf der ersten Seite die Lust am Lesen verlieren. Auch die Textmenge trägt zur Lesefreundlichkeit bei. „Pflichtenhefte müssen keine Werke von mehreren hundert Seiten sein; es geht darum, die wichtigsten Eckpunkte des Entwicklungsprozesses festzulegen“, so Johannes Dreikorn. „Auch bei diesem Prozess profitiert ein Unternehmen von unserem redaktionellen und technischen Know-how.“
Das Know-how von doctima sorgt auch bei der Texterstellung für Effizienzsteigerung. Neben der Beratungsdienstleistung unterstützt doctima Unternehmen bei der Formulierung von Texten, denn gewusst wie lassen sich Texte so anlegen, dass sie als standardisierte Module in den Pflichtenheften für weitere Kunden verwendet werden können. Ein weiterer Aspekt: Geschickt formulierte Textbausteine aus Pflichtenheften können nahtlos in die Anwender-Dokumentation übernommen werden.
Im Maschinen- und Anlagenbau gehört das Pflichtenheft zu nahezu jedem größeren Auftrag. Trotzdem: Häufig sind die Pflichtenhefte von Maschinenbauunternehmen nicht klar strukturiert und nicht eindeutig formuliert. Zu dieser Erkenntnis kommt die doctima GmbH, ein auf technische Dokumentation und redaktionelle Prozesse spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen aus Erlangen. „Wir bemerken bei unseren Analysen einen deutlichen Bruch zwischen Theorie und Praxis“, sagt Johannes Dreikorn, Leiter des Bereichs Technische Kommunikation der doctima GmbH. In der Theorie spielt das Pflichtenheft als rechtlich verbindliches Dokument eine entscheidende Rolle zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. In der Praxis beruhen aber viele Definitionen des Leistungsumfangs aus informellen Absprachen. „Missverständnisse sind damit vorprogrammiert“, berichtet Dreikorn aus seiner Erfahrung.
Klare Worte für gute Zusammenarbeit
In einem Markt mit hochkomplexen Strukturen, in dem nicht sofort ersichtlich ist, welchen Ansprüchen ein Produkt genügen muss, ist ein eindeutiges und verständliches Pflichtenheft unerlässlich. Es sorgt dafür, dass Auftraggeber und Auftragnehmer den gleichen Informationsstand haben und jeder nachvollziehen kann, was besprochen wurde. „Schon in der sensiblen Akquisephase ist ein Pflichtenheft ein hervorragendes Instrument, mit dem der Anbieter seinem Kunden zeigen kann, wie er vorgeht: planvoll, strukturiert und verbindlich“, meint Dreikorn.
Gerade bei Unternehmen im Maschinenbau kommen jedoch oft Absprachen ohne schriftliche Fixierung vor. Nicht explizit formulierte Informationen werden dann schnell als selbstverständlich vorausgesetzt. Was der Auftragnehmer nicht versteht oder missversteht, kann in der späteren Zusammenarbeit also zu ernsthaften Problemen führen. Dreikorn: „Kommt es zum Streit, zählt nur der Inhalt des Pflichtenhefts. Aber nicht nur im Streitfall ist ein gutes Pflichtenheft Gold wert: Der gesamte Entwicklungsprozess wird effizienter, wenn Mehrfach- oder Fehlentwicklungen ausgeschlossen werden.“
Der Ton macht die Musik – auch im Pflichtenheft
Pflichtenhefte behandeln eine technische, oft als trocken empfundene Materie. Da können auch der Tonfall und eine freundliche und motivierende Leseransprache ein Entscheidungskriterium für einen Auftraggeber sein, an wen er einen Auftrag vergibt. Schließlich möchte er nicht gleich auf der ersten Seite die Lust am Lesen verlieren. Auch die Textmenge trägt zur Lesefreundlichkeit bei. „Pflichtenhefte müssen keine Werke von mehreren hundert Seiten sein; es geht darum, die wichtigsten Eckpunkte des Entwicklungsprozesses festzulegen“, so Johannes Dreikorn. „Auch bei diesem Prozess profitiert ein Unternehmen von unserem redaktionellen und technischen Know-how.“
Das Know-how von doctima sorgt auch bei der Texterstellung für Effizienzsteigerung. Neben der Beratungsdienstleistung unterstützt doctima Unternehmen bei der Formulierung von Texten, denn gewusst wie lassen sich Texte so anlegen, dass sie als standardisierte Module in den Pflichtenheften für weitere Kunden verwendet werden können. Ein weiterer Aspekt: Geschickt formulierte Textbausteine aus Pflichtenheften können nahtlos in die Anwender-Dokumentation übernommen werden.
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